A protokoll nem tánc-és illemtan – mondta dr. Iványi Károly Lászlóné, a Közigazgatási-és Igazságügyi Minisztérium protokollfőnöke a FIVOSZ Club február 2-i, budapesti összejövetelén.

Akár milyen kicsi a vállalkozásod, ha sor kerül egy tárgyalásra, ebédre, vagy bármilyen más kontaktusra a „nagy halakkal”, borzasztóan észnél kell lenned.  Miért? Mert aki évek óta mozog ilyen körökben, az első pillanatban be tud téged skatulyázni egy kézfogás alapján, és ha megfeszülsz sem jutsz ki onnan többé. Nézzünk meg néhány példát arra, hogy mik azok, amiken könnyű elbukni, de ha jól csinálod, akkor akár döntő előnyre is szert tehetsz.

Névjegykártya:
Voldemort horcruxokat használt, neked a névjegykártyád az, ami tartalmaz belőled egy darabot. Egy találkozóra mindig úgy menj, hogy legyen nálad elegendő mennyiségű és lehetőleg olyan helyen tartsd, hogy ne kelljen bénáznod, miközben előveszed. A kártya – azon túl, hogy rajta van az illető neve - hasznos lehet a továbbiakban is, hiszen az üzleti életben általában nem a telefonkönyvből keresnek partnereket, hanem az összejövetelek alkalmával megismert vállalkozók közül válogatnak. Nézzünk egy példát: Tegyük fel, hogy informatikus vagy.  Tegyük fel azt is, hogy Szabó úr, akinek egy jól menő vállalkozása van, informatikust keres. Felhívja egy barátját, hogy nem tudna-e ajánlani egyet.  Ha minden klappol, akkor előtte egy héttel te ezzel a baráttal együtt vacsoráztál egy rendezvényen, és odaadtad neki a névjegyedet. Ő emlékszik rád, csak előveszi a kártyát és lediktálja Szabó úrnak az elérhetőségedet. Még az is lehet, hogy életed üzletét hozod ki a dologból.

Meghívás:
Ha te szervezel rendezvényt – mondjuk egy évzáró, évértékelővel egybekötött vacsorát – akkor a precizitás a legfontosabb. Gondosan ellenőrizd, hogy kiket hívsz meg. Ne sajnáld arra az időt, hogy az esetleges személycseréknek utána nézz, mert az rettentően kellemetlenül sülhet el, ha meghívsz valakit, aki már nem is annál a cégnél dolgozik. Figyelj a fontossági sorrendre! Azok legyenek a listán, akiktől a legtöbb bevételt, megrendelést etc. reméled. A meghívókat illik 3-4 héttel előtte kiküldeni, hogy a vendégek tudjanak tervezni. A Facebook-on már biztos láttad, hogy az eseményekhez RSVP-t kérnek. Az RSVP a francia „répondez s'il vous plaît” jelenti, magyarul „kérem, válaszoljon”. Mindig kérj visszajelzést, hiszen ez alapján tudod felmérni, hogy mekkora kiadással kell számolnod! Ha ezt a lépést kihagyod, akkor az anyagiakon kívül presztízsvesztéssel is szembe kell nézned, mert ha meghívsz 120 embert, lefoglalsz egy éttermet, teljes vacsorát rendelsz mindenkinek, aztán csak 30 vendég jön el, akkor a továbbiakban valószínűleg nem fognak keresni, hiszen csúfos kudarc volt az egész és non plus ultra kidobtál egy csomó pénzt az ablakon.
(Ugyan nem illik fukarkodni, ha rendezvényt szervezel, de vannak olyan trükkök, amikkel egy kicsit visszaveheted a költekezést. Ilyen például, ha feltűnteted a meghívóban, hogy mettől meddig tart az esemény – mondjuk 18:00-tól 20:00–ig – ha termet bérelsz valahol, akkor ez például egy fix költség, nyolckor mindenki hazamegy és kész.)

Ültetés:
A monda szerint Arthur király csináltatott először kerek asztalt, hogy senki se tudjon asztalfőre ülni, ezáltal a lovagok egyenlővé váltak. De sajnos ez nem ilyen egyszerű, mert a tekintély és a tisztelet az, ami működésbe hozza a protokollt, a legfontosabb személy jobb oldalán ül a második legfontosabb személy, és így tovább…
Általában 10 főnél többet nem illik egy asztalhoz ültetni, de 13 főre pláne érvényes. ( A 13-as számtól való tartózkodás rengeteg helyen megjelenik – a BMW irodaházában például a 13. emelet egyáltalán nem létezik, szállodákban nincs 13-as szoba sem). Akár kerek, akár szögletes az asztal, az asztalfőn ülő személy a legfontosabb. Ha te látsz vendégül valakit, akkor azt ültesd magad mellé, akitől a legtöbb bevételt/megrendelést etc. várod! A kavarodás elkerülése végett akár kis táblákkal is lehet jelezni, hogy kinek hol kell helyet foglalni. A házigazda általában az ajtóval szemben ül, hogy lássa, ha valaki megérkezik.

Kézfogás, kisugárzás:
Mint már említettük, a rutinos üzletemberek/üzletasszonyok a legapróbb részleteket is észreveszik. A kézfogás nem lehet sem túl puhány, sem túl erős. Két férfi esetén az idősebb nyújt kezet, férfi és nő esetében a nő, két nő közül pedig az idősebb. Bemutatkozni először a fiatalabbnak illik. Mosolyogni szabad és kell is, de ne vigyorogj úgy, mint akinek elmentek otthonról, mert az nem bizalomgerjesztő. Legyél higgadt, kedves, lássák rajtad, hogy felkészült vagy.

Írta: Nagy M. Zsolt (FIVOSZ)

Fotó: illusztrácó

FIVOSZ taggá válsz? Ide kattints!